Uppdraget för Invajo började med ett tydligt behov av en smidig och strukturerad inpassering, men växte snabbt till att omfatta stora delar av evenemangets administration och logistik. Utöver anmälan och distribution av entrébiljetter fick vi även förtroendet att hantera kommunikation med utställare och tävlande, samt stötta planeringen av besöksflöden och slot-tider.
Genom att samla in och strukturera all information på en och samma plattform kunde vi ge både arrangörerna och personalen på plats bästa möjliga förutsättningar. Det handlade helt enkelt om mycket mer än att bara skanna biljetter i dörren – det handlade om att skapa en trygg och sömlös helhetsupplevelse.
Vi bad Susanne Ringblom, Projektledare på Onemotion IMC, och Invajos egen projektledare Nellie att dela med sig av sina upplevelser från rekordeventet.
Frågor & svar: Susanne Ringblom
Projektledare Onemotion IMC (representant för Stockholms Stad och Region Stockholm för Yrkes-SM 2026)
Hur skulle du beskriva årets Yrkes-SM och resultatet ni lyckades skapa tillsammans?
"Ett riktigt lyckat evenemang som slog de tidigare rekorden för Yrkes-SM. Vi är otroligt nöjda med resultatet och framför allt med alla fantastiska barn och ungdomar som kom och besökte oss. De fick möjlighet att upptäcka vilka spännande yrkesutbildningar som finns och dessutom prova på många olika yrken. Det känns väldigt roligt att ha fått vara en del av det!"
Hur påverkade den digitala hanteringen planeringen och kommunikationen med skolor och deltagare eventets genomförande?
"Med tanke på hur många personer vi bjöd in var den digitala hanteringen en väldigt viktig del av projektet. Vi kunde på ett smidigt sätt nå ut till flera tusen anmälda med regelbunden information, ända fram till eventstart. Med hjälp av anpassade mallar för just vårt projekt kunde vi effektivisera kommunikationsprocessen och snabbt få ut relevant information, även med kort varsel."
Upplever ni att ni fick bättre kontroll över eventet i år jämfört med tidigare?
"Ja, framför allt när det kommer till inpasseringen. Invajos system för bokning och inpassering på plats fungerade väldigt smidigt. Allt flöt på bra och köerna hölls korta under hela eventet. Att vi dessutom kunde få fram så pass detaljerad statistik över både anmälda och incheckade besökare var till stor hjälp och gav oss en kontroll och överblick som vi inte haft tidigare."
Vad har varit den största tryggheten med att ha Invajo som system och projektledare i ett så stort projekt?
"Att systemet klarade av att hantera ett så stort och komplext projekt med närmare 40 000 anmälda personer var en trygghet i sig. Utöver det har vi fått snabb och personlig support genom hela projektet, vilket har varit väldigt värdefullt och gjort att vi alltid känt att vi haft någon att vända oss till när det behövts."
Hur upplevde ni kommunikationen och problemlösningen under projektets gång?
"Mycket bra! Ni har alltid varit hjälpsamma, lösningsorienterade och snabba på att återkoppla under hela projektet. Det har gjort samarbetet väldigt enkelt och tryggt."
Hur upplevde ni stödet från oss under intensiva perioder och under själva genomförandet?
"Toppen! Vi har haft en nära och bra dialog med er projektledare under hela projektets gång, med regelbundna avstämningar. Under själva genomförandet hade vi dessutom tät kontakt och flera avstämningar per dag, vilket kändes väldigt tryggt när tempot var som högst."
Hur skulle du beskriva känslan när eventet väl var igång och allt fungerade på plats?
"Det är en fantastisk känsla när eventet väl drar igång och man märker att allt flyter på som det ska! Vi hade inga problem med Invajos inpassering och trots den stora mängden besökare fungerade allt väldigt smidigt. Det kändes tryggt att veta att den delen av besöksflödet fungerade så bra och hanterades professionellt genom hela genomförandet."
Om du skulle sammanfatta samarbetet med Invajo och årets Yrkes-SM i några meningar, vad skulle du säga då?
"Invajo har varit en fantastisk samarbetspartner under årets Yrkes-SM 2026. Ert system har kunnat hantera alla de krav och önskemål vi haft. Från besöksanmälan och hantering av anmälningar till kommunikation och inpassering under själva eventet. Vi är väldigt tacksamma för den hjälp och det stöd vi fått genom hela projektet. Samarbetet har fungerat otroligt bra och vi kan varmt rekommendera Invajo!"
Reflektioner från Invajos projektledare för Yrkes-SM 2026
"Yrkes-SM 2026 har varit mitt hittills största eventgenomförande som ansvarig projektledare, och ett projekt som jag tar med mig många erfarenheter från. Att få vara en del av ett evenemang som samlar över 31 000 besökare under tre dagar har varit både utmanande, lärorikt och roligt.
Inför ett så omfattande genomförande krävs det mycket planering, tydlig struktur och ett team som arbetar tillsammans mot samma mål. Vi har lagt mycket tid på att förbereda flöden, inpassering och information, men också på att säkerställa att personalen på plats hade rätt förutsättningar för att möta alla besökare.
Det jag framför allt tar med mig är vikten av att kombinera ett stabilt system med personlig projektledning och ett nära samarbete med kunden. Alla delar behöver fungera tillsammans, och ibland handlar det lika mycket om att lösa saker i stunden, stötta teamet och behålla lugnet som om själva planeringen.
Att sedan stå på plats och se alla besökare, tävlande, utställare och medarbetare mötas med så mycket energi gjorde det extra roligt. Alla skratt, leenden och positiva möten under dagarna blev ett fint kvitto på det arbete som lagts ner.
Jag är väldigt stolt över vad vi har genomfört tillsammans och tacksam för förtroendet. Projektet har gett mig nya erfarenheter, stärkt min trygghet i att driva stora evenemang och inspirerat mig att fortsätta utvecklas som projektledare."
Nellie Johansson, ansvarig projektledare på Invajo
